Misión

Apoyar la gestión de alcaldía y concejo, mediante un eficiente sistema de información, con flujo efectivo de la información para el concejo y ejecutividad de las resoluciones de la administración.

Funciones
  • Llevar y mantener un Registro histórico de las ordenanzas municipales, informar al concejo si se requiere actualización o reformas de acuerdo a la ley.
  • Certifica copias de actas, resoluciones y más documentos que están bajo su responsabilidad, con autorización del señor Alcalde.
  • Cuida el oportuno trámite de los asuntos que deba conocer el concejo en pleno o las comisiones y atender el despacho diario de los asuntos resueltos por el concejo y el Alcalde.
  • Mantener actualizado los registros de actas e informes del Concejo y custodio de las conclusiones y recomendaciones del Concejo Municipal.
  • Dar fe de los actos del Concejo y de la Alcaldía, dar apoyo a estas áreas mediante el soporte de documentación y archivo y en el despacho diario de los asuntos de la municipalidad.
  • Convocar a las sesiones de Concejo previa disposición del señor Alcalde
  • Y las demás funciones que le asigne la Ley, El Concejo Municipal y el Alcalde.
Gestión del Recurso Humano
  • Preparar la programación de actividades, funciones y responsabilidades del personal de la Dirección.
  • Evaluar el desempeño del personal de la Dirección.
  • Elaborar el programa de capacitación del personal de la Dirección.
  • Elaborar la planificación de vacaciones, del personal de la Dirección.
  • Solicitar los recursos materiales, equipos e instalaciones necesarias para el desarrollo de las actividades de cada empleado y trabajador de la Dirección.
Productos
  • Información interna y externa tiene flujo de eficiente y con respuesta oportuna y a tiempo.
  • Documentos Certificados.
  • Actas de Sesiones de Concejo.
  • Resoluciones de Concejo difundidas y en ejecución por los involucrados.
  • Convocar a las y los señores concejales y a todo el personal técnico a las sesiones de concejo dispuestas por el alcalde.
1. ProSecretaría
  • Preparar documentación Oficial interna y externa de la Alcaldía.
  • Redactar Oficios y Memorandos de acuerdo a los lineamientos determinados por el Alcalde (sa) y el Secretario (a) General;
  • Subrogar al Secretario (a) General en ausencia temporal o definitiva;
  • Elaboración de Convocatorias para Sesión de Concejo, Actas de Concejo y Resoluciones en la Subrogación de Funciones;
  • Elaboración de la Agenda del Sr. Alcalde y Coordinación con la diferentes personas e instituciones de las parroquias, cantones y provincias;
  • Llevar los archivos de la documentación de Alcaldía y Secretaría General:
  • Proporcionar la documentación oficial a las diferentes direcciones de la Municipalidad;
  • Preparar documentación para reuniones internas o externas a las que deba asistir del Alcalde (sa); y,
  • Y demás actividades que el Jefe inmediato le asigne.
2. Archivo
  • Administrar mediante sistemas y técnicas adecuadas la documentación y archivo de la correspondencia oficial aplicando la normativa vigente.
  • Elaborar las actas de sesiones de Concejo.
  • Precautelar la buena conservación, incremento y administración del Patrimonio Documental de la Municipalidad.
  • Recibir, clasificar, registrar, digitalizar, facilitar y custodiar la documentación que reposa bajo su responsabilidad.
  • Llevar un inventario y registro tanto físico como digital, de documentos escritos, manuscritos, dactilográficos o impresos, ya sean originales o copias que recupere o envíe la municipalidad.
  • Atender las solicitudes que se hagan sobre los fondos documentales que posee la municipalidad y conferir copias de los mismos previa autorización, además de controlar el préstamo y la devolución de los documentos del archivo,
  • Garantizar el buen manejo, organización y funcionamiento del archivo y responsabilizarse de su coordinación interna.
  • Y demás actividades que el Jefe inmediato le asigne.